Egy vállalkozás számára rendkívül fontos, hogy a rendelések teljesítéséhez szükséges termékeket milyen forrásból szerzi be, milyen beszállítókkal dolgozik, hogy raktározza és menedzseli a termékeket, mert ez hosszútávon kihathat a vállalkozás működésére. A beszerzés, mint speciális ügyviteli funkció egyedülálló lehetőséget biztosít egy rendszeren belül a megrendelt termékek beszerzésére.
Beszerzendő termékek
Különböző alapbeállítások szerint listázhatók itt azok a termékek, amelyekre nyitott rendelés van, de raktárkészletről nem szállíthatók ki.
Információk az itt látható adatokról:
Termék név - A beszerzésben érintett termékek megnevezése.
Rendelések - A beszerzésben érintett rendelések. A rendelésszámra húzva az egeret megjelenik az adott rendelés státusza, rákattintva pedig elnavigál az adott rendelés részleteibe.
Megrendelve - A beszerzésben érintett rendelésekben szereplő tételek darabszáma.
Raktáron - Jelenleg az adott tételből ennyi van raktáron.
Beszerzés alatt - A beszerzésben érintett termékek esetén jelenleg ennyi van beszerzés alatt.
Igény - Az a termék mennyiség, ami szükséges ahhoz, hogy a rendeléseket teljesíteni lehessen.
Beszerzendő - Beállítástól függően vagy a tényleges igénnyel azonos vagy az időtartam alapján kalkulált mennyiség. Kisebb számot nem írhatsz be ebbe a mezőbe, mint amennyi az Igény mezőben szerepel.
Beszállító - Ha létrehoztad a beszállítóidat, itt tudod kiválasztani, hogy melyik beszállítótól szeretnéd az adott tételt (mennyiséget) beszerezni.
Gyártó - Függően attól, hogy a Beállítások fül alatt melyik paramétert állítottad be, meg tud jelenni az adott gyártó megnevezése vagy akár a logója is.
Új beszerzés indításához jelöld ki a tételeket a sor elején található jelölőnégyzet segítségével, majd kattints a Beszerzés indítása gombra. Kiválasztható, hogy a termékeket melyik beszállítótól kívánod beszerezni, a beszerzés indítása után a megrendelésben szereplő tételek az előre beállított megrendelés tétel státuszba kerülnek, így a vásárló is látja, hogy a terméke milyen státuszban van (pl. beszerzés alatt, raktáron stb.).
Az itt található beszerzendő tételeket igény esetén le is töltheted, ehhez kattints a Beszerzendő termékek exportálása gombra.
További információk
- A funkció használatának feltétele, hogy a terméknél be legyen kapcsolva a raktárkezelés és vásárolható legyen, ha nincs raktáron.
- Csomagtermék esetén ez a funkció nem használható.
Beszerzések
A beszerzés lezárásakor megadható a beszerzési ár, valamint kiválasztható a raktárcímke, amivel megjelölheted az adott beszerzést. Az adatok megadása után kattints a Beszerezve gombra. A szállítmány beérkezésekor pedig automatikusan változik a megrendelésben szereplő termék státusza, a beállítások függvényében.
Egy beszerzés bármikor leállítható, ehhez jelöld ki a terméket a sor elején található jelölőnégyzet segítségével, majd kattints a Beszerzések leállítása gombra.
A szűrési feltételek használatával később pedig a lezárt beszerzések visszakövethetővé válnak.
Beállítások
Ahhoz, hogy a beszerzést minél hatékonyabbá tudd tenni, fontos hogy elvégezd az itt található beállításokat.
Az egyes mezők használatáról:
Gyártó - Ha rendelkezel gyártó paraméterrel, akkor itt érdemes kiválasztani azt, mert így a beszerzendő termékek listájában meg tud jelenni szövegesen vagy akár kép / logó formájában is az adott termék gyártója.
Ha még nem hoztál létre paramétert, azt a Beállítások / Termék adatok / Termék paraméterek menüben teheted meg. A Beszerzések fülön található gyártó szűrés csak abban az esetben lesz aktív, ha az erre a célra létrehozott paraméter típusa szabad szavas.
A beszerzés indítását követően a megrendelésben szereplő tétel státusza - Amennyiben kezelsz a megrendelésekhez kapcsolódóan tétel státuszokat és azt a beszerzések funkció használatával is szeretnéd menedzselni, akkor itt válassz ezen tétel státuszok közül egyet. Célszerű létrehozni egy Beszerzés alatt nevű tétel státuszt, így a vásárló is pontosan nyomon tudja követni, hogy adott tétel esetén hol tart a folyamat.
A beszerzés befejezését követően a megrendelésben szereplő tétel státusza - Hasonlóan az előző beállításhoz az is külön kezelhető, hogy a beszerzés befejezését követően a megrendelésben szereplő tétel státusza mire változzon. Erre a célra célszerű pl. egy Raktáron nevű tétel státuszt létrehozni, így a vásárló is könnyen informálódhat, hogy adott tétel beérkezett.
Milyen megrendelés státuszokból listázza a beszerzendő termékeket? - Itt kell kiválasztanod, hogy milyen megrendelés státuszokból listázza a rendszer a beszerzendő termékeket.
Javasolt mennyiség - Itt alapvetően két opció közül tudsz választani. A tényleges igénnyel azonos opciót választva a rendszer azt fogja javasolni, amennyi hiányzik a raktárból a rendelések teljesítéséhez. Az időtartam alapján kalkulált opció választása esetén a rendszer időtartam alapján fog kalkulálni, a rendelkezésre álló adatok, pl. korábbi megrendelések alapján.
Ha minden opciót kitöltöttél, akkor a Ment gombra kattintva nyugtázhatók a beállítások.
