2019.10.08
Szerző: Gáll Barna
5+1 lépés a megrendelések teljesítéséhez Szép számmal vannak az ügyfeleink között olyan webáruházak, ahova havi szinten több ezer megrendelés érkezik. Nekik aligha tudunk újat mutatni, ők részletesen kidolgozták már a rendelések kiszolgálásának folyamatát. Gyakran kapunk viszont megkereséseket az új webáruházak üzemeltetőitől, akik megijednek az első megrendelésük beérkezése után. Nem tudják mihez kezdjenek, mik a lépések.

Minden webáruház esetén az a cél, hogy minél több rendelés érkezzen és azokat a leghatékonyabban, leggyorsabban szolgálják ki. Mindeközben minimális legyen a tévedés, a hibázás és persze a vásárló is elégedett legyen a végén. Az egész megrendelés teljesítés egy jól kigondolt logisztikai folyamat kell, hogy legyen. Ebben a cikkünkben a megrendelések feldolgozásához szeretnénk 5+1 tippet adni.

Megrendelés státuszok

Az egyik legfontosabb a megfelelő megrendelés státusz kezelés. Manapság igénylik a vásárlók, hogy lépésről lépésre nyomon tudják követni, hogy hol tart a megrendelésük. Új webáruház nyitása esetén 5 előre beállított státuszt ad a rendszer, ami persze tetszőlegesen módosítható, bővíthető. Az első státusz az, amibe a megrendelés érkezik, azaz Feldolgozásra vár. A kereskedőnek el kell döntenie, hogy a megrendelés leadásának automatikus visszaigazolása már a rendelés elfogadását jelenti-e, vagy csak a következő státuszba váltás által jön létre a távollévők közötti szerződés. Erről az ÁSZF-ben kell tájékoztatni a vásárlót. A rendelést feldolgozva és a kiszolgálás lehetőségét ellenőrizve váltható a megrendelés Visszaigazolva státuszba, ha viszont nem áll rendelkezésre egy vagy több tétel a rendelésből, választható a Készletezés alatt rendelési státusz.

Természetesen a rendszer arra is fel van készítve, ha nem rendelkezik minden termékkel de a rendelés azon részét amelyiket ki tudja szolgálni, kiszállítaná. Itt használhatja a rendelés szétbontás funkciót, amivel a rendelés minden egyéb adata megmarad, de a kiválasztott termékeket egy különálló megrendelésbe helyezi át. Ha a vásárló rövid időn belül több rendelést is leadott és egyben kéri a szállítást, a könnyebb kezelhetőség érdekében a rendelés összevonás is rendelkezésre áll.

Arra is lehetőség van, hogy külön tétel státuszokat használjon, ami mindegyik megrendelt termékhez hozzárendelhető (pl. 1 héten belül szállítható, beszerzés alatt stb.). Így a vásárló a profiljába belépve tételenként láthatja megrendelésének állapotát és akár korábbi szállítást is kérhet a már raktáron levő, kiszolgálható termékekből. Új fejlesztésünknek köszönhetően most már a regisztráció nélküli vásárlók is láthatják ugyanezen adatokat.

Ha a rendelés előkészítése elérkezett egy olyan állapotba, amely már kiszolgálható, átválthat a Kiszállítás státuszba, végül le is zárhatja a Megrendelés lezárva státusszal. Mindegyik rendelési státuszhoz köthető egy szerkeszthető tartalom is, ami automatikusan kiküldhető a vásárlónak emailben az adott státuszba váltáskor, illetve SMS-ben is értesíthető a rendelés státusz változásról. Egy életszerű példa: kiszállítás alatti státusznál küldhető automatikusan a csomagszám amely segítségével a vásárló nyomon követheti, hogy pontosan mikor érkezik meg rendelése. Mindegyik státuszhoz akár külön szín is rendelhető, így a beérkezett rendelések listájából egyből kitűnhet, hogy melyik megrendeléssel mi a teendő, illetve az adminisztrátor a státusz történetet is részletes követni tudja.

Beszerzés

Attól függően, hogy a megrendelt termék raktáron van-e, beszerzést kell indítani a nagykereskedő felé. A beépített beszerzés funkció lehetőséget biztosít a megrendelt termékek beszerzésének menedzselésére. Különböző alapbeállítások szerint listázhatóak azok a termékek, amelyekre nyitott rendelés van, de raktárkészletről nem szállíthatók ki. Intelligens algoritmus értékeli a korábbi készletcsökkenést és javaslatot tesz a beszerzendő mennyiségre. A funkcióhoz kapcsolódóan előre lehet beszállítókat és közös raktárkészlettel rendelkező, de különálló raktárakat definiálni. A beszerzés folyamatának állapotától függően a megrendelésben szereplő termékek az előre beállított megrendelés tétel státuszba kerülnek, így a vásárló is látja, hogy a terméke beszerzés alatt van.

Összeszedés

A megrendelt termékeket, ha azok elérhetők a raktárból, össze kell készíteni illetve csomagolni, egyszóval komissiózni. Más megfogalmazásban az áruk megadott megrendelések szerinti kigyűjtését és összeválogatását kell elvégezni. Mondhatni ez egy megrendelés előkészítésének legfontosabb mozzanata. Kisebb webáruházak számára a megrendelés kezelésnél kínálunk egy ellenőrzés funkciót. Ennek segítségével, akár vonalkód olvasóval ellenőrizhető, hogy minden bekerült a csomagba. Akik sok rendelési tétellel illetve nagy megrendelésszámmal dolgoznak, azoknak az összeszedés funkciót alakítottuk ki. A funkcióval a folyamat mindegyik részét le tudja fedni egyszerűen, akár több megrendelést egyszerre feldolgozva. Rögzíthető a termékek tárolóhelye, így a rendszer összeszedéskor mindegyik tétel helyét jelzi, de azt is megmondja, hogy az adott tétel melyik megrendeléshez tartozik, ha egyszerre többet készít elő.

Az összeszedés funkció segítségével több munkatárs párhuzamosan tud termékeket összeszedni a raktárból és rendeléseket összekészíteni. A megoldás segítségével jelölhető a rendelésben, hogy a benne szereplő termékek kiemelésre kerültek a raktárból, vagy esetleg hiányzik valamelyik. A részben összeszedett rendelések bármikor folytathatóak, vagy a már korábban említett szétbontással egy későbbi kiszállítás során a rendelés kiszolgálható. Sikeres összekészítés esetén beállítható automatikus megrendelés státusz váltás és vásárló értesítés is.

Számlázás

A webáruház üzemeltetése során elengedhetetlen a gyors, törvényes számlázás lehetősége. Unas webáruháza mellé több számlázó és ügyviteli programot is ajánlunk, ezek mindegyike teljesen megfelel a hatályos jogszabályoknak. A több mint 40 számlázó program egy része felé, cégünk fejlesztette a kapcsolatot, de számos szolgáltató saját maga készítette el az illesztést. A beépített API segítségével a webáruházzal gyakorlatilag bármilyen számlázó és ügyviteli program összeköthető.

A számlázás folyamata alapvetően a külső szoftvertől függően kétféle lehet. Az egyik, ha a számlázóprogram kéri le a számlázható rendeléseket a webáruházból. A másik pedig, ha a webáruház adminisztrációs felületén kezdeményezi a számlázást. A számlázás a kezelőfelületen tömegesen is indítható, azaz egyszerre több megrendelés számlája egyszerre elkészíthető, de a mindennapi kényelmesebb használathoz a megrendelés részleteiből is indítható csak egy megrendelés adatainak átadása.

Csomagfeladás

Elsődleges szempont a rendszerünk fejlesztésénél, hogy minden népszerű piaci szereplő megoldása közvetlenül integrálva legyen. Ügyfeleink kompromisszumok nélkül használhatják az összes közkedvelt futárcéggel való kiépített kapcsolatot. Nincs szükség tehát kézzel feladóvevényeket kitölteni, egy csomagfeladás csak néhány ,másodpercet vesz igénybe a kiválasztott szállítmányozó cég felé. Két típusú integráció létezik rendszerünkben, a fájl alapon és az API-n keresztül létrehozott kapcsolat. Ahol a futár cég lehetőséget biztosít, ott a kényelmesebb illetve könnyebben kezelhető API kapcsolatot építettük ki. A különbség a két rendszer között, hogy a fájl alapon működő típusúnál egy fájlt tud letölteni a rendszerből, ami akár több rendelés adatait is tartalmazhatja, majd ezt kell feltöltenie az adott futárcég saját szoftverébe, felületére. Tény, hogy ez már egy nagy előrelépés a manuális, megrendelésenként való rögzítéshez képest.

Az API viszont teljesen automatizált. Legyen szó tömeges csomagfeladásról vagy megrendelésenként történő rögzítésről, a számlázáshoz hasonlóan a rendelés részleteiből egy gombnyomással átadhatóak a rendelés adatai a futárszolgálat felé. Sőt, a csomagszám is visszaérkezik a rendszerbe, amely státuszváltozás értesítővel tovább küldhető automatikusan a vásárlónak, majd egy gombnyomással a címke/címkék letölthetők a további csomagkezeléshez. A logisztikai cég lehetőségeitől függően természetesen a rendszer kezeli a speciális megoldásokat is, lehet csomagot feladni átvételi pontra, csomagautomatákba, kezelhető postán maradó csomag, cserecsomag, stb.

Vélemény kérés

Miután lezárult a vásárlás illetve megrendelés tevőleges része, egy további fontos feladat marad. A későbbi vásárlók számára az egyik legfontosabb információ, hogy mik a korábbi, mások által gyűjtött tapasztalatok a webáruház illetve megrendelés kezelés kapcsán. Ennek érdekében valamilyen módon rá kell venni a megrendelőt, hogy véleményezze a megrendelését, a kiszolgálást, a gyorsaságot és a pontosságot. Erre az egyik legjobb eszköz a követő hírlevél, de vannak egyéb opciók is, mint például a különböző árösszehasonlító oldalak által kezelt vélemények illetve pontozások. Fontos, hogy itt nem csak a webáruházat lehet értékelni, hanem a konkrét rendelt terméket is.

A követő hírlevél segítségével a megrendelés leadását követően pl. 2-3 nap múlva kaphat a vásárló egy automatikus emailt, melyben további termékeinket is ajánlhatjuk, a vásárolt termékről is kérhetünk véleményt de kérhetjük, hogy értékelje a boltot illetve megrendelést is. Egy jól felépített követő hírlevél segítségével a vásárló visszajuthat a webáruház oldalára, ahol lehetősége van a fenti adatok megadására. Így kialakul egy kép az áruházról és az értékesített termékekről elősegítve a jövőbeli új vásárlóink dolgát. Fontos észrevétel, hogy a negatív komment is hasznos, hiszen rávilágít az esetleges hibákra, hiányosságokra, amiket javítva még jobbá teheti a szolgáltatását.